Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement
Artikel 1. Naam en doelstelling
1.1. De vereniging draagt de naam “Wielerclub De Lutte”
1.2. De vereniging is gevestigd in De Lutte
1.3. De vereniging is opgericht op 3 februari 2016 en is aangegaan voor onbepaalde tijd.
1.4. De vereniging stelt zich ten doel de recreatieve fietssport te beoefenen en te bevorderen in de meest ruime zin.
1.5. De vereniging is aangesloten bij de Nederlandse Toerfiets Unie (NTFU)
Artikel 2. Verenigingsjaar
2.1. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december
Artikel 3. Lidmaatschap
3.1 De vereniging kent gewone leden, ereleden en begunstigers
3.2 Gewone leden zijn natuurlijke personen die zich schriftelijk hebben aangemeld bij het secretariaat, door het bestuur zijn toegelaten en zijn ingeschreven bij de NTFU.
3.3 Ereleden zijn natuurlijke personen die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en daartoe worden benoemd door de algemene ledenvergadering op basis van een voorstel dat gedragen wordt door tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen.
3.4 Begunstigers zijn natuurlijke personen of rechtspersonen, die door het bestuur zijn toegelaten en die de vereniging steunen in financiële en/of materiële zin.
3.5 De gewone leden zijn verplicht de contributie te betalen die jaarlijks door de ledenvergadering wordt vastgesteld. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie, indien zij geen gewoon lid zijn.
3.6 Gewone leden zijn verplicht clubkleding te dragen tijdens eigen clubrit op zondagen en zoveel mogelijk op dinsdag, fietstoertochten en fietsmeerdaagsen georganiseerd door zusterverenigingen in binnen- en buitenland en andere toerfietsevenementen in clubverband, in overleg met betreffende organisatoren.
3.7 Van gewone leden die binnen twee jaar na aanmelding hun lidmaatschap beëindigen wordt verwacht dat zij hun clubkleding weer inleveren bij het secretariaat. Voor de ingenomen kleding ontvangt het gewone lid een redelijke vergoeding.
3.8 Enkel en alleen gewone leden zijn gerechtigd clubkleding aan te schaffen. De clubkleding is uitsluitend bestemd voor eigen gebruik.
3.9 Het dragen van een valhelm tijdens eigen clubritten, eigen fietstoertochten en eigen fietsmeerdaagsen aangemeld bij de NTFU, fietstoertochten en fietsmeerdaagsen georganiseerd door zusterverenigingen in binnen- en buitenland en andere toerfietsevenementen in clubverband is verplicht.
3.10 Gewone leden ontvangen jaarlijks het Toerevenementen programma
3.11 Gewone leden kunnen niet gratis deelnemen aan alle door de vereniging georganiseerde evenementen.
3.12 Beëindiging van het gewone lidmaatschap geschiedt
- door schriftelijke opzegging bij het secretariaat vóór 1 december van een verenigingsjaar, waarbij beëindiging ingaat aan het eind van een verenigingsjaar en waarbij de contributie verschuldigd is tot en met het einde van het verenigingsjaar waarin de beëindiging plaats vindt.
- door overlijden
- door ontzetting door het bestuur of op voordracht van tenminste 20 gewone leden als het gewone lid in strijd handelt met de statuten en/of het huishoudelijk reglement en/of de besluiten van de ledenvergadering of de vereniging op nadelige wijze benadeelt
Artikel 4. Het bestuur
4.1 Het bestuur bestaat uit een oneven aantal van tenminste drie meerderjarige personen, waaronder de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
4.2 De leden van het bestuur worden door de jaarlijkse ledenvergadering benoemd voor drie opeenvolgende jaren en treden volgens rooster af. De functie begint c.q. eindigt dadelijk na afloop van de vergadering, waarin de bestuursvoorziening plaatsvindt.
4.3 Een aftredend bestuurslid is terstond herkiesbaar. Tegenkandidaten kunnen worden voorgedragen door het bestuur of tot 5 dagen voor de jaarlijkse ledenvergadering schriftelijk door minimaal 5 gewone leden.
4.4 Het bestuur is belast met de leiding van de algemene zaken en de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Tevens is zij bevoegd tot het sluiten van alle overeenkomsten.
4.5 De voorzitter is onder meer verantwoordelijk voor:
de leiding van de bestuurs- en ledenvergaderingen van de vereniging
de uitvoering van de genomen besluiten
de verantwoording van het gevoerde en te voeren beleid aan de jaarlijkse ledenvergadering. 4.6 De secretaris is onder meer verantwoordelijk voor:
de administratieve zaken van de vereniging
het uitbrengen van een verslag aan de jaarlijkse ledenvergadering over de bestuurlijke
aangelegenheden van het voorafgaande jaar.
4.7 De penningmeester is onder meer verantwoordelijk voor:
het beheren van de financiële zaken van de vereniging
het uitbrengen van een verslag aan de jaarlijkse ledenvergadering over het gevoerde financiële
beleid.
4.8 Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen zo dikwijls de voorzitter of ander lid van het bestuur het wenselijk acht.
Het bestuur voert jaarlijks twee keer een overleg met de wegkapiteins en de organisatoren van de diverse evenementen om zodoende op de hoogte te worden gebracht van hetgeen er leeft bij de leden. Dit zou kunnen leiden tot aanpassingen van het gevoerde beleid.
4.9 In de bestuursvergadering kunnen slechts besluiten worden genomen wanneer tenminste de helft van tenminste drie bestuursleden aanwezig zijn.
4.10 Het bestuurslidmaatschap eindigt:
- door eindigen van het lidmaatschap van de vereniging
- door bedanken
- door periodiek aftreden
- door schorsing of ontslag op grond van een besluit van de algemene ledenvergadering
Artikel 5. Financiële zaken
5.1 De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit contributies, bijdragen van begunstigers en andere baten en inkomsten.
5.2 Het bestuur bepaalt de wijze en het tijdstip waarop de contributie geïnd wordt.
5.3 Het bestuur is verplicht in de jaarlijkse ledenvergadering verslag uit te brengen over het gevoerde financiële beleid over het voorafgaand verenigingsjaar.
5.4 De jaarlijkse ledenvergadering benoemt jaarlijks uit de gewone leden een kascommissie, bestaande uit twee leden die geen deel uitmaken van het bestuur. Deze kascommissie is belast met de controle van de boeken en geldmiddelen van de vereniging en brengt de jaarlijkse ledenvergadering verslag uit. De leden van deze kascommissie treden volgens een op te maken rooster af en zijn aansluitend slechts 1 keer herkiesbaar.
5.5 Goedkeuring door de jaarlijkse ledenvergadering van de financiële rekening en verantwoording strekt tot décharge van het bestuur.
Artikel 6. Vertegenwoordiging
6.1. De vereniging wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en/of het bestuurslid dat door het bestuur is aangewezen.
Artikel 7. Ledenvergaderingen
7.1 De vereniging kent de jaarlijkse ledenvergadering en extra ledenvergaderingen.
7.2 De jaarlijkse ledenvergadering wordt gehouden binnen 6 maanden na afloop van een verenigingsjaar op een door het bestuur vast te stellen tijdstip en plaats.
7.3 De oproep voor de jaarlijkse ledenvergadering geschiedt via mail onder vermelding van de te behandelen agendapunten
7.4 Toegang tot de jaarlijkse ledenvergadering hebben gewone leden, ereleden en begunstigers. 7.5 De agenda van de jaarlijkse ledenvergadering bevat in ieder geval:
-
- vaststelling agenda
- de vaststelling notulen van de vorige ledenvergadering jaarverslag secretaris
- jaarverslag penningmeester
- verslag kascommissie
- vaststelling jaarstukken
- benoeming leden kascommissie
- vaststelling contributie benoeming bestuursleden beleid
- rondvraag
7.6 De jaarlijkse ledenvergadering worden geleid door de voorzitter van het bestuur of diens plaatsvervanger.
7.7 Van de jaarlijkse ledenvergadering worden notulen gemaakt door een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid. De notulen worden via mail ter kennis gebracht aan de leden.
7.8 Alle besluiten op de jaarlijkse ledenvergadering worden genomen op basis van meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
7.9 Alleen gewone leden hebben stemrecht. Ereleden hebben een adviserende stem, indien zij geen gewoon lid zijn. Begunstigers hebben geen stemrecht.
7.10 Het bestuur is verplicht binnen een termijn van 4 weken een extra ledenvergadering bijeen te roepen op verzoek van gewone leden die 1/10 deel van het actuele ledenaantal van de vereniging vertegenwoordigen.
Artikel 8. Huishoudelijk Reglement
8.1 Het vaststellen en wijzigen van dit Huishoudelijk Reglement geschiedt door de jaarlijkse ledenvergadering op basis van meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
8.2 Het Huishoudelijk Reglement of een wijziging in het Huishoudelijk Reglement treedt onmiddellijk na aanneming in werking.
Artikel 9. Privacywet
9.1 De privacywet volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is voor de Wielerclub De Lutte van toepassing.
9.2 Het bestuur verzameld persoonsgegevens van haar leden en deelt deze met de NTFU voor het verzorgen van de ledenadministratie. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met de NTFU.
9.3 Het bestuur maakt gebruik van persoonsgegevens van haar leden ten behoeve van het uitvoeren van verenigingstaken.
9.4 Wanneer een lid deelneemt aan een verenigingsactiviteit dan gaat hij akkoord met het maken van video-, foto- en of geluidsopnamen waarin hij mogelijk in of op voor zal komen. Als een lid dat niet wil kan hij contact opnemen met het bestuur.
9.5 Een lid heeft recht op inzage van de persoonsgegevens, deze te laten corrigeren of te verwijderen en kan hiervoor contact opnemen met het bestuur.
9.6 Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden en worden niet gedeeld met sponsoren.